یکی از مشکلاتی که هنگام ثبت شرکت داشتیم این بود که مستندات کافی در اینترنت پیدا نکردیم. از طرفی نمی‌دانستیم افراد و مؤسساتی که ثبت شرکت را با دریافت حق‌الزحمه انجام می‌دهند، واقعاً چه بخشی از کار را خودشان به عهده می‌گیرند و چه بخشی را به ما واگذار می‌کنند. تغییرات مداوم در قوانین مربوطه، خصوصاً در شرایط کرونایی، این مشکل را تشدید می‌کرد. بنابراین تصمیم گرفتیم این مراحل را مکتوب کنیم، شاید برای دیگران نیز مفید واقع شود.
مراحل ثبت شرکت را از مهرماه ۱۳۹۹ در شرایطی که کشور درگیر کرونا بود شروع کردیم. لازم به ذکر است شرکت ما یک شرکت سهامی خاص است.
ثبت شرکت
ثبت مشخصات و تأیید نام شرکت
برای تأسیس شرکت، به حداقل سه نفر اصلی، شامل رئیس هیئت مدیره، نایب رئیس هیئت مدیره و مدیر عامل، و همچنین دو نفر بازرس، اصلی و علی‌البدل، نیاز است. مرسوم این است که تعداد اعضای هیئت مدیره یک عدد فرد باشد.
ابتدا در سایت سازمان ثبت اسناد به آدرس ssaa.ir وارد قسمت ثبت شرکتها و سپس تأسیس شخصیت حقوقی شدیم (در این متن، به آن «سامانه تأسیس شرکت» می‌گوییم) و اطلاعات لازم را وارد کردیم، شامل اطلاعات کلی و آدرس شرکت، حوزه‌های فعالیت، نام‌های پیشنهادی، سرمایه و سهام شرکت و اطلاعات اشخاص و سهام و سمت ایشان.
نکته: سامانه تأسیس شرکت، از همان ابتدا یک شماره پیگیری ارائه می‌دهد که خوب است آن را یادداشت کنید. ممکن است نتوانید همه اطلاعات را به یکباره در سایت وارد کنید و در میانه کار نیاز به مشورت و بررسی داشته باشید. شماره پیگیری کمک می‌کند که هر بار از ابتدا شروع به تکمیل اطلاعات نکنید.
اداره ثبت شرکت‌های اصفهان سرعت عمل خوبی دارند و معمولاً ظرف یکی دو روز بازخورد می‌دهند. ممکن است اصلاحاتی در اطلاعات واردشده نیاز باشد یا اینکه تأیید شود.
نکته: هربار ایرادها را اعلام می‌کنند و اصلاحات را انجام می‌دهید، شماره پیگیری تغییر می‌کند.
نکته: بعد از تأیید نام، کار طراحی لوگو را شروع کنید؛ به زودی به آن نیاز خواهید داشت.
افتتاح حساب بانکی در شرف تأسیس
پس از تأیید اطلاعات و انتخاب نام، نوبت به افتتاح حساب بانکی می‌رسد. اصطلاحاً می‌گویند حساب حقوقی برای شرکت «در شرف تأسیس». این کار به مدارک چندانی نیاز ندارد. ما در بانک قرض الحسنه رسالت نسبت به افتتاح حساب اقدام کردیم و پرینت ابلاغیه تأیید نام (از سامانه تأسیس شرکت) و حضور مدیر عامل به همراه کارت ملی کافی بود. ۳۵ درصد از سرمایه ثبتی اعلام‌شده در حساب جدید مسدود می‌شود و بانک، یک گواهی مسدودی تحویل می‌دهد.
نکته: دقت کنید گواهی بانک دارای شماره و تاریخ بوده و ضمناً فیش واریزی هم تحویل شود.
پست کردن مدارک شرکت
بعد از وارد کردن شماره گواهی بانک در سامانه تأسیس شرکت، نوبت پست کردن اسناد شرکت به همراه مدارک اشخاص است. اسناد شرکت مانند اظهارنامه، اساسنامه و غیره را از همان سامانه پرینت گرفتیم و مدارک اشخاص، شامل سهامداران، هیئت مدیره، مدیر عامل و بازرسان را نیز برابر با اصل کردیم و همراه با گواهی بانک و فیش واریزی پست نمودیم. هزینه پست حدود ۳۳ هزار تومان شد.
نکته: برابر با اصل کردن تصویر روی کارت ملی و صفحه اول شناسنامه کافی بود. این کار را در یک دفترخانه ثبت اسناد انجام دادیم و برای ما که شش نفر بودیم ۴۸ هزار تومان هزینه داشت.
نکته: به زودی برای تشکیل پرونده مالیاتی نیاز به گواهی امضای مدیر عامل و هیئت مدیره خواهید داشت که خطاب به سازمان امور مالیاتی صادر می‌شود. بنابراین می‌توانید در همین مراجعه به دفترخانه این کار را هم انجام دهید. هزینه این کار برای هر نفر حدود ۵۲ هزار تومان بود.
یک روز بعد، مدارک در سامانه تأسیس شرکت تأیید شد که مجدداً بابت سرعت عمل ایشان باید سپاسگزار بود.
مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکتها
پس از آن، امکان پرینت پیش‌نویس آگهی در سامانه فراهم شد. با در دست داشتن پرینت آن و کارت ملی شخص متقاضی به اداره ثبت شرکتها مراجعه کردیم. در اصفهان، این اداره در خیابان کاوه، ابتدای خیابان جابر انصاری، آن طرف خیابان واقع شده و نشانه‌اش این است که روبروی آن یک ساختمان شش طبقه با نمای آجر زرد و سنگ سیاه قرار دارد. در آنجا به قسمت حسابداری مراجعه کرده و پس از امضاهای مربوطه و پرداخت حدود ۴۰ هزار تومان، آگهی ثبتی و اساسنامه مهرشده را دریافت کردیم. شماره ثبت و شناسه ملی شرکت روی آگهی ثبتی قابل مشاهده است.
نکته: پس از دریافت شماره ثبت، کار طراحی مُهر را شروع کنید. برای سفارش ساخت مُهر، با در دست داشتن اساسنامه شرکت به یکی از مغازه‌های مربوطه مراجعه کنید. ابعاد مُهر ما حدوداً ۶ در ۲ سانتی‌متر بود و هزینه آن ۹۲ هزار تومان شد.
نکته: اگرچه هنوز در سامانه مالیاتی ثبت‌نام نکرده‌اید، شماره اقتصادی شرکت برابر با شناسه ملی خواهد بود.
آگهی روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالإنتشار
مرحله بعدی، تقاضای آگهی در روزنامه رسمی است که با مراجعه به وبسایت rrk.ir انجام شد و ۲۸۰ هزار تومان هزینه در بر داشت. دو روز بعد، ایمیل شامل PDF آگهی و پیامک چاپ آگهی را دریافت کردیم. یک هفته بعد از دریافت پیامک، روزنامه از طریق پست به دستمان رسید که شامل سه نسخه از صفحه مربوطه روزنامه بود.
همچنین در سامانه تأسیس شرکت، با کلیک روی لینک «انتخاب روزنامه کثیرالانتشار» به سایت شرکت پست مراجعه و هزینه روزنامه را پرداخت کردیم که حدود ۳۸۷ هزار تومان بود.
افتتاح حساب بانکی
با آماده شدن مُهر شرکت، به بانک رسالت مراجعه کرده و درخواست افتتاح حساب دادیم. فرم‌های مربوطه را دادند تا تکمیل کنیم و همراه با مدارک لازم ارائه دهیم. فرم‌ها نیاز به امضای تمامی اعضای هیئت مدیره داشت. مدارکی که ارائه کردیم عبارتند از نامه درخواست شرکت مبنی بر افتتاح حساب با مهر شرکت و امضای مدیر عامل، کپی آگهی ثبتی و اساسنامه شرکت، کپی کارت ملی و شناسنامه هیئت مدیره و مدیر عامل. با گذشت یک روز کاری، پیامک‌های مرتبط با حساب جدید را دریافت کردیم و با ورود به سامانه پیشخوان بانک رسالت، نسبت به فعال‌سازی اینترنت‌بانک و همراه‌بانک و صدور کارت درخواست دادیم.
تشکیل پرونده مالیاتی
ثبت نام در سامانه امور مالیاتی
با مراجعه به وبسایت سازمان امور مالیاتی نسبت به پرداخت هزینه تمبر اقدام کردیم. هزینه تمبر معادل ۵ در هزار سرمایه ثبتی شرکت است. لازم به ذکر است سایت ثبت اسناد، آدرس این سامانه را www.ssaa.tax.gov.ir اعلام کرد که نادرست بود. در پایین همان صفحه وارد لینک «پنجره واحد سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری» و سپس «دریافت اطلاعات قبض پرداخت مالیات حق تمبر سرمایه» شدیم و قبض را بصورت آنلاین پرداخت کردیم. پس از مدت کوتاهی، وصولی قبض در سامانه امور مالیاتی نمایش داده شد.
همچنین با داشتن شناسه ملی شرکت، در سایت سازمان امور مالیاتی به آدرس tax.gov.ir در قسمت ثبت نام الکترونیک، پیش ثبت نام را انجام دادیم. کمی بعد، نام کاربری و گذرواژه پیامک شد و روال ثبت نام را ادامه دادیم. وارد کردن اطلاعات سهامدارانی که حداقل ۵ درصد سهام دارند و همچنین شماره حساب بانکی ضروری است. اگرچه حساب بانکی قبلی موقتی است، با همان هم می‌شود ثبت‌نام را تکمیل کرد.
نکته: هنگام ثبت نام باید فعالیت‌های شرکت را مشخص کنید. کارهای کامپیوتری ذیل دسته «مستغلات اجاره و فعالیت‌های کسب و کار» قرار دارد.
مراجعه حضور به اداره مالیات
برای تشکیل پرونده مالیاتی، نیاز بود که بصورت حضوری به اداره مالیات مراجعه کنیم. با توجه به مکان شرکت، ما به حوزه خیابان ۲۲ بهمن مربوط بودیم. پیش از مراجعه، «دفترچه ثبت نام اشخاص حقوقی» را از اینترنت پرینت و تکمیل کردیم. تمام صفحات باید به مهر شرکت و امضای مدیر عامل برسند. همچنین کپی تأییدیه کد پستی (که می‌توان آن را از دفاتر پیشخوان دریافت کرد)، کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر عامل و هیئت مدیره، کپی آگهی ثبتی، اساسنامه، کپی روزنامه رسمی، تأییدیه امضای مدیر عامل و هیئت مدیره از دفترخانه رسمی، سند مالکیت یا اجاره‌نامه مورد نیاز بود.
نکته: سند مالکیت یا اجاره‌نامه حتماً باید به اسم شرکت باشد. برای ما، که آدرس شرکت را منزل مدیر عامل اعلام کرده بودیم، با یک اجاره‌نامه دست‌نویس ساده روی کاغذ معمولی، منزل مدیر عامل را به اجاره شرکت درآوردیم و مهر شرکت و امضای مدیر عامل را روی آن زدیم.
ثبت نام در سامانه ارزش افزوده
برای مالیات ارزش افزوده به سایت evat.ir مراجعه و از طریق نام کاربری و گذرواژه سایت سازمان امور مالیاتی (tax.gov.ir) وارد شدیم. پس از ورود، فرایند ثبت نام را انجام دادیم.
نکته: در گذشته گواهینامه ارزش افزوده ارائه می‌شده است. در حال حاضر اینگونه نیست و می‌توانید به صدور صورتحساب با ارزش افزوده اقدام کنید. مجدداً ذکر می‌شود که شماره اقتصادی شرکت همان شناسه ملی است،
جمع‌بندی
البته پرواضح است که کارهای زیاد دیگری نیز برای امور شرکت انجام داده‌ایم. از جمله می‌توان به اخذ کد کارگاهی از بیمه، دریافت دفاتر پلمب مالیاتی و غیره اشاره کرد. هدف این نوشتار، مکتوب کردن اقدامات ابتدایی شامل ثبت شرکت، افتتاح حساب و تشکیل پرونده مالیاتی بوده است.
امیدوارم این متن برای شما مفید واقع شود.